Система предназначена для планирования, учета и контроля расходования денежных средств бюджетной организации с разветвленной структурой подразделений и/или филиалов.  

Внимание! С 2014 года вступил в силу Федеральный закон №44, который заменил федеральный закон №94. Система  АСГОР «Управление расходами бюджетной организации» учитывает изменения в законодательстве и после вступления в силу 44-ФЗ осталась полностью функциональной.

Внедрение системы АСГОР является или может стать первым шагом по созданию управленческого учета в бюджетной организации.

Использование системы АСГОР повышает эффективность взаимодействия участников закупочного процесса и позволяет финансовому руководству получить полную прозрачность и управляемость расходами бюджетной организации.

Необходимость в использовании системы АСГОР возникает в следующих случаях:

  • Отдел закупок и бухгалтерия головной организации распределяют бюджетные средства на нужды филиалов (подразделений), организуют закупочные мероприятия, ведут учет расходования бюджетных средств.
  • Производится сбор данных о потребностях от большого (свыше 5) количества подразделений и/или филиалов бюджетной организации.
  • Отдел закупок не владеет полной и детальной информацией о потребностях филиалов, что может приводить к ошибкам планирования и нецелевому использованию бюджетных средств.
  • Трудности с исполнением законодательных и регламентирующих документов по организации процесса планирования и учета бюджетных средств)

Основные субъекты системы:

  • Организатор – головная организация (отдел закупок, бухгалтерия).
  • Потребитель – подразделение головной организации, либо филиал.

Развертывание системы:

Система разворачивается на сервере, к которому через локальную сеть или Интернет подключаются пользователи как Организатора, так и Потребителя с соответствующими правами доступа. Количество пользователей неограниченно.

Основные этапы автоматизируемого бизнес-процесса:

1. Сбор и консолидация потребностей от подразделений и/или филиалов:

  • В режиме on-line потребители формируют потребности в товарах и услугах. Потребности формируются на квартал и распределяются по заранее определенным организатором группам продукции.
  • Группы продукции могутбыть отнесены к соответствующим группам по ОКДП.
  • Система консолидирует созданные потребности, и организатор видит как потребности каждого потребителя отдельно, так и сводную потребность по всем потребителям в разрезе групп продукции.

2. Планирование закупок

2.1. Распределение сумм потребностей по видам закупок. 

На данном этапе организатор распределяет консолидированные суммарные потребности, полученные от всех потребителей по соответствующим группам продукции, определяя виды закупок для всех потребностей, таких как:

  • разовая, не требующая проведения закупочной процедуры;
  • запрос котировок;
  • открытый аукцион в электронной форме;
  • открытый конкурс.

В результате, как Организатор, так и Потребители получают полную картину планируемых закупок.

2.2. Подготовка закупочной документации

При необходимости, Потребители могут передать спецификации по потребностям, которые используются для формирования закупочной документации Организатором.

2.3. Составление графика и мониторинг проведения закупок

На данном этапе Организатор создает графики проведения закупочных процедур. График закупки представляет собой перечень основных событий по организации каждой закупки (например, публикация извещения, заключение контракта и т.п.) с указанием плановой и, впоследствии, фактической даты события.

В результате система автоматически формирует сводный график по всем закупкам, что позволяет отслеживать и своевременно выполнять все действия по закупочным процедурам.

3. Фиксация результатов проведения закупок

На данном этапе в системе регистрируются договоры по разовым закупкам и государственные контракты, заключенные по результатам закупочных процедур.

Полученные данные используются в дальнейшем для получения аналитической информации (отчетов) по процедуре обеспечения филиалов (подразделений) фактически предоставленными товарами и услугами.

Результаты внедрения системы:

Для Организатора

  1. Эффективный сбор и консолидация данных о потребностях в товарах и услугах по всей организации.
  2. Значительное сокращение бумажного документооборота
  3. Уменьшение количества требуемых закупочных процедур
  4. Эффективное планирование закупочных процедур и их своевременное исполнение.
  5. Фактическая экономия средств (бюджетных и внебюджетных) при осуществлении закупок за счет размещения консолидированных заказов.
  6. Абсолютно прозрачная схема закупок и расходов всей организации, исключающая ошибки, штрафы и коррупционную составляющую закупок.
  7. Приобретение товаров и услуг в полном соответствии с ФЗ-94 и внутренними (принятыми в организации) нормативно - распорядительными документами. (С 2014 года вступил в силу 44-ФЗ, который заменил федеральный закон №94.)

Для Потребителя

  1. Формирование потребностей в форме, требуемой организатором в режиме on-line.
  2. Сокращение временных затрат на передачу потребностей организатору.
  3. Фактическая экономия средств за счет введения электронного документооборота.
  4. Экономия средств за счет размещения консолидированных заказов.
  5. Возможность в режиме on-line проверять результаты действий организатора по своим потребностям – распределение своей потребности по закупкам, просмотр графиков закупок.
Наверх